Een stad heeft de mogelijkheid om documenten actief openbaar te maken, dat wil zeggen dat ze openbare documenten zelf op de website openbaar maakt. Daarnaast kan het ook voor passieve openbaarheid kiezen. Documenten moeten dan openbaar gemaakt worden als iemand erachter vraagt. In deze legislatuur zette Stad Geel een stap tegen de tendens van actieve (spontane) openbaarmaking in en besloot het om de ontwerpbesluiten van de gemeenteraad niet meer actief openbaar te maken.

Voorgeschiedenis

Het duurde even voor Dirk Kennis (De Brugpartij) een afdoende antwoord kreeg op de vraag waarom de Stad deze stap terug had genomen. Hij beklaagde er zich verschillende malen over waarom de ontwerpbesluiten van de gemeenteraad, die vroeger volledig openbaar gemaakt werden, nu waren herleid tot een lijntje uitleg. Burgemeester Vera Celis (N-VA) deed aanvankelijk alsof het een beslissing was van de Geelse ambtenaren: men wilde immers garanderen dat de discussie over de agendapunten eerst in de gemeenteraad gevoerd werd, voordat er zaken in de pers verschenen.

Bij een latere interpellatie van Kennis, kwam Celis hier nog eens op terug. Ze voegde daar nog aan toe dat er in 2022 193 vragen in het kader van openbaarheid van bestuur binnengekomen waren. De burger die dus geïnteresseerd is in de ontwerpbesluiten, zou via deze weg zijn weg wel vinden. Hiermee gaat het stadsbestuur in feite uit van een vrij elitaire visie op openbaarheid: de wakkere burger, die zijn weg kent, krijgt de documenten te zien, maar wie braaf op de website zoekt, zal van een kale reis thuiskomen. Nochtans bracht de (weliswaar federale) ‘Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten’ (CTB) al in 2012 een advies uit dat benadrukte dat ‘de huidige informatietechnologie de mogelijkheid biedt om het merendeel van de bestuursdocumenten op actieve wijze en voorzien van zoekmogelijkheden aan te bieden zonder dat de burger een aanvraag moet indienen. Dit levert een aantal voordelen op. In de eerste plaats kan de burger kennismaken met bestuursdocumenten waarvan hij zelfs het bestaan niet afwist. Bovendien houdt de actieve openbaarheid een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging in, zowel voor het bestuur als voor de burger. Er moet immers niet langer worden teruggevallen op een procedure.’

Burgemeester Celis merkte wel terecht op dat het bestuursdecreet een gemeente niet verplicht tot actieve openbaarmaking, maar het is ook wel een merkwaardige beslissing om minder openbaar te maken ‘omdat het niet moet’. Er staat immers ook niet in dat het ‘niet mag’. Argumenteren dat 9 van de 10 andere gemeentes het ook niet doet, lijkt ons in deze dan ook gewoon ‘de lat minder hoog leggen voor je eigen werking.’ De Vlaamse beroepsinstantie afficheert immers op haar website:

‘Overheidscommunicatie moet systematisch, correct, evenwichtig en op verstaanbare manier gebeuren. Actieve openbaarheid van bestuur is de juridische basis van de overheidscommunicatie: de overheid is verplicht om u als burger actief te informeren. Overheidsinstanties communiceren daarom over hun beleid, regelgeving en dienstverlening als dat nuttig, belangrijk of noodzakelijk is. Ze zorgen ervoor dat de informatie zoveel mogelijk personen, verenigingen of organisaties van de doelgroep bereikt. En ze kiezen aangepaste communicatiestrategieën voor moeilijk te bereiken doelgroepen.’

Procedure

Omdat wij bij GeelFM tot de wakkere burgers behoren, volgden wij sinds maart 2023 dus de door Celis voorgestelde methode. We zonden telkens ongeveer een week voor de gemeenteraad, bij de bekendmaking van de agenda, een openbaarheidsverzoek met als strekking: ‘Graag had ik een digitale kopie ontvangen van alle ontwerpbesluiten en hun bijlagen van aanstaande gemeenteraad (vul in: datum).’ De administratie werkte zich daarop uit de naad en bezorgde ons de gevraagde documenten. Zij liet ons wel telkens weten dat het onmogelijk was om alle bijlagen bij de ontwerpbesluiten te voorzien. Daarop voegden wij een bijkomend zinnetje bij ons maandelijks verzoek: ‘Indien niet alle bijlagen kunnen bezorgd worden, gelieve dan voorrang te verlenen aan de bijlagen bij punten (vul in: een drietal punten).’ Met deze strategie hoopten wij dat het stadsbestuur langzaam tot het besef zou komen dat het evenveel werk is om de documenten online te zetten voor iedereen, in plaats van telkens op ons openbaarheidsverzoek te wachten.

De afhandeling van ons openbaarheidsverzoek verliep telkens goed en snel – de administratie werkte zich uit de naad om de documenten steeds te bezorgen voor de gemeenteraad (zoals de burgemeester gezegd had), hoewel het daar in principe 20 dagen de tijd voor heeft. Tot we bij de gemeenteraad van 2 mei 2023 op iets opmerkelijks stootten. We vroegen zoals steeds de ontwerpbesluiten op en de bijlagen bij een drietal punten, waaronder agendapunt 8 over de aankoop van het ‘Engels kamp’. Daar botsten we op een paar bijzonderheden. Niet alleen was een deel van het ontwerpbesluit zwart gemaakt (zie print screen), maar ook werden niet alle bijlagen bezorgd.

Omdat we dit wel een merkwaardige gang van zaken vonden en er bovendien niet meegedeeld werd waarom er maar een gedeeltelijke openbaarmaking gebeurd was (er zijn namelijk verschillende uitzonderingsgronden waar de stad zich op kan baseren), stapten wij op 4 mei naar de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur. Onder de hete adem van de beroepsinstantie kwam Stad Geel wel over de brug met alle documenten, waaronder het volledig leesbare besluit. Blijkbaar had iemand geoordeeld dat de financiële informatie over de aankoop niet openbaar gemaakt mocht worden, hoewel deze wel besproken werd op de gemeenteraad.

Verder bezorgde het stadsbestuur ons wel nog twee documenten niet en vermeldde het de uitzonderingsgronden waarop het zich wenste te beroepen:

“ 1. Schattingsverslag van de percelen (effectieve transactie/verkoop is nog niet afgerond)

 Artikel II.35. 1° een economisch, financieel of commercieel belang van de overheidsinstanties

 Het schattingsverslag is opgemaakt in het kader van de aankoop van het militair domein ‘Engels Kamp’ en aangezien de effectieve koop/transactie nog niet is afgerond, zal de openbaarmaking van dit document het economisch en financieel belang van onze stad/bestuur kunnen schaden. De openbaarmaking van dit verslag zou immers aanvullende en aan de eventuele koop, voorafgaande (voor)kennis verschaffen die de onderhandelingspositie en bijgevolg de financiële belangen van het bestuur in het gedrang kunnen brengen.

2. De overeenkomst tussen de Belgische staat-Ministerie van Landsverdediging en de NV van Publiek Recht A.S.T.R.I.D. betreffende de overdracht van beheer van BEMILCOM-infrastructuur

 Artikel II.35. 1° een economisch, financieel of commercieel belang van de overheidsinstanties

 De openbaarmaking van dit document is geweigerd omwille van bovenvermelde uitzonderingsgrond, aangezien stad Geel niet als partij deel uitmaakt van de overeenkomt en wij bijgevolg het document niet kunnen vrijgeven. Het vrijgeven van de overeenkomst zou https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur uitspraak beroepsinstantie OVB/2023/117 pagina 4 van 7 bijgevolg de economische, financiële en/of commerciële belangen van de Belgische staat kunnen schaden.

 Daarom zou ik u voor het verkrijgen van dit document, graag willen doorverwijzen naar het ministerie van landsverdediging.”

Besluit van de beroepscommissie

Op 19 juni deed de beroepsinstantie daarop uitspraak in deze zaak. Daarin lazen we dat het stadsbestuur zich bekloeg over de veelvuldige openbaarheidsverzoeken:

‘Bovendien vraagt (…) systematisch ongeveer één week vóór de aanvang van elke gemeenteraadszitting, alle ontwerpbesluiten met bijhorende bijlagen op. Dit brengt met zich mee dat er vóór elke gemeenteraad, de diensten telkens over een zeer korte tijd beschikken om alle documenten te controleren op de uitzonderingsgronden, en dit omdat de omvang te groot is.’

Nochtans volgden wij gewoon de werkwijze die voorgesteld werd door burgemeester Celis. Daarnaast is het ook niet goed mogelijk om ons openbaarheidsverzoek vroeger in te dienen, omdat het voor het bekendmaken van de agenda niet zeker is of de ontwerpbesluiten volledig zijn.

In het verdere besluit van de commissie krijgen we voor het tweede van de achtergehouden documenten nog gelijk. Ook de overeenkomst tussen de Belgische staat en de N.V. van publiek recht A.S.T.R.I.D. moet vrijgegeven worden, met uitzondering van een bijlage. In de bespreking van dit punt, krijgt het stadsbestuur bovendien nog een veeg uit de pan:

‘Ten overvloede merkt de beroepsinstantie op dat de bewering van de stad Geel dat het vrijgeven van de overeenkomst bijgevolg de economische, financiële en/of commerciële belangen van de Belgische staat zou kunnen schaden, speculatief is. Zoals de stad het zelf beweert, is ze zelf geen partij bij de overeenkomst en lijkt het niet aan haar toe te komen om dit in te schatten maar bovendien wordt door de stad ook geen enkel argument aangegeven waaruit de eventuele schade kan worden afgeleid.’

Conclusie

Wat hebben we dus geleerd uit deze procedure? Niet alleen hanteert het stadsbestuur een gedateerde visie van ‘openbaarheid van bestuur op verzoek’, maar daarbij ontsluit het ook niet alle documenten altijd even juist. Deze werkwijze stuit niet alleen oppositie en journalisten tegen de borst, maar ook de stedelijke administratie beklaagt zich over deze manier van werken. Tot slot wijst de beroepsinstantie erop dat Stad Geel té voorzichtig is met het openbaar maken van financiële informatie.

Maatschappelijk lijkt het ons een bijzonder kwalijke evolutie voor het democratische karakter van onze stad dat de ontwerpbesluiten niet meer online gezet worden. De gemeenteraad is voor journalisten en burgers bijzonder moeilijk om te volgen zonder het ter beschikking stellen van voorbereidende documenten. In een tijdsgewricht dat er steeds meer argwaan is tegen de overheid, kan een stadsbestuur zich een dergelijke lakse houding eenvoudigweg niet veroorloven. Zeker gezien het feit dat de gemeenteraad ook nog steeds niet live (audio noch video) te volgen is, in tegenstelling tot vele andere gemeenten. Het stadsbestuur gaf hierover te kennen, dat het wenst te wachten tot de gemeenteraad zetelt in een nieuwe raadszaal.

© Sander Verwerft